Ako podsjetnike za plaćanje šaljete ručno, besplatno kreditirate svoje kupce

Negdje u vašem računovodstvu upravo sada leži popis dospjelih računa. Netko će ga pregledati, možda sutra, možda u petak kad bude vremena. Do tada vaša tvrtka potpuno besplatno kreditira kupca koji vam duguje novac.

To nije pretjerivanje. Svaki dan kašnjenja trošak je kapitala koji biste mogli iskoristiti drugdje: za plaće, zalihe ili rast. Mala i srednja poduzeća u Sloveniji i u srednjoj i istočnoj Europi redovito previde taj trošak jer se skriva u novčanom toku, a ne u računu dobiti i gubitka.

Ručno opominjanje nije besplatno, samo je nevidljiv trošak

Ručni postupak obično izgleda ovako: jednom tjedno netko otvori Odoo ili Excel, filtrira dospjele račune, kopira imena kupaca i piše e-poruke po sjećanju na to tko je „težak“ platiša, a tko nije. To je sat ili dva tjedno osobe koja bi mogla raditi nešto drugo. A budući da je postupak ručan, odvija se neujednačeno: neki računi dobiju podsjetnik prvi dan kašnjenja, drugi tek nakon tri tjedna.

AIVIO radni tok Payment Reminder (WF01) u potpunosti preuzima taj zadatak. Svaki dan provjerava stanje računa u vašem sustavu, šalje postupne podsjetnike u tonu vašeg brenda i zaustavlja se čim kupac plati. Bez iznimaka, bez zaboravljenih slučajeva, bez tjedan dana kašnjenja jer je netko bio na godišnjem.

"Prvi podsjetnik ide automatski u 9:00 na dan dospijeća, zatim nakon 3, 7, 14 i 21 dana. Svaki je pristojan, numeriran i zaustavlja se čim je račun plaćen."

— AIVIO · radni tok WF01

Što se zapravo promijeni nakon 48 sati

• Kod klijenata koji uvedu Payment Reminder prosječno razdoblje naplate (DSO) skraćuje se za 6 do 8 dana.
• Jedan klijent, prijevoznička tvrtka, uvođenjem ovog radnog toka ukinuo je ručnu provjeru koja je prije trajala 3 sata tjedno.
• Podsjetnici uzimaju u obzir povijest plaćanja kupca: ljubazan ton za dobre platiše, odlučniji za one koji ponavljano kasne.

Radni tok dio je paketa Starter, pa za isprobavanje ne trebate skuplju nadogradnju. Radi na EU poslužiteljima u Njemačkoj, u skladu s GDPR-om i ZVOP-2, i povezuje se izravno s vašim postojećim sustavom (Odoo, Excel ili drugi računovodstveni alat), bez migracije podataka.

Koliko to vrijedi u vašem poduzeću

Uzmite prosječnu vrijednost dospjelog računa, pomnožite je s brojem dana za koje skraćujete rok naplate i sa svojim troškom kapitala. Kod većine klijenata s 5 do 100 zaposlenih iznos brzo premaši cijenu paketa. To nije marketinško obećanje, nego matematika koju možete sami provjeriti svojim brojkama.

AIVIO danas pokreće 36 ovakvih radnih tokova na 454 čvora automatizacije. Payment Reminder klijenti često uvode prvi, jer se učinak vidi na bankovnom računu, a ne samo u rasporedu.