Ako podsetnike za plaćanje šaljete ručno, besplatno kreditirate svoje kupce

Negde u vašem knjigovodstvu upravo sada stoji spisak dospelih računa. Neko će ga pregledati, možda sutra, možda u petak kad bude vremena. Do tada vaša firma potpuno besplatno kreditira kupca koji vam duguje novac.

To nije preterivanje. Svaki dan kašnjenja je trošak kapitala koji biste mogli da iskoristite drugde: za plate, zalihe ili rast. Mala i srednja preduzeća u Sloveniji i u srednjoj i istočnoj Evropi redovno previde taj trošak jer se krije u novčanom toku, a ne u bilansu uspeha.

Ručno opominjanje nije besplatno, samo je nevidljiv trošak

Ručni postupak obično izgleda ovako: jednom nedeljno neko otvori Odoo ili Excel, filtrira dospele račune, kopira imena kupaca i piše imejlove po sećanju na to ko je „težak“ platiša, a ko nije. To je sat ili dva nedeljno osobe koja bi mogla da radi nešto drugo. A pošto je postupak ručni, odvija se neujednačeno: neki računi dobiju podsetnik prvog dana kašnjenja, drugi tek posle tri nedelje.

AIVIO radni tok Payment Reminder (WF01) u potpunosti preuzima taj zadatak. Svakog dana proverava stanje računa u vašem sistemu, šalje postepene podsetnike u tonu vašeg brenda i zaustavlja se čim kupac plati. Bez izuzetaka, bez zaboravljenih slučajeva, bez nedelju dana kašnjenja zato što je neko bio na odmoru.

"Prvi podsetnik ide automatski u 9:00 na dan dospeća, zatim posle 3, 7, 14 i 21 dana. Svaki je ljubazan, numerisan i zaustavlja se čim je račun plaćen."

— AIVIO · radni tok WF01

Šta se zaista promeni posle 48 sati

• Kod klijenata koji uvedu Payment Reminder prosečan period naplate (DSO) skraćuje se za 6 do 8 dana.
• Jedan klijent, prevoznička firma, uvođenjem ovog radnog toka ukinuo je ručnu proveru koja je ranije trajala 3 sata nedeljno.
• Podsetnici uzimaju u obzir istoriju plaćanja kupca: ljubazan ton za dobre platiše, odlučniji za one koji ponovo kasne.

Radni tok je deo paketa Starter, pa za isprobavanje ne treba vam skuplja nadogradnja. Radi na EU serverima u Nemačkoj, u skladu sa GDPR-om i ZVOP-2, i povezuje se direktno sa vašim postojećim sistemom (Odoo, Excel ili drugi knjigovodstveni alat), bez migracije podataka.

Koliko to vredi u vašem preduzeću

Uzmite prosečnu vrednost dospelog računa, pomnožite je brojem dana za koje skraćujete rok naplate i svojim troškom kapitala. Kod većine klijenata sa 5 do 100 zaposlenih iznos brzo premaši cenu paketa. To nije marketinško obećanje, već matematika koju možete sami da proverite svojim brojkama.

AIVIO danas pokreće 36 ovakvih radnih tokova na 454 čvora automatizacije. Payment Reminder klijenti često uvode prvi, jer se efekat vidi na bankovnom računu, a ne samo u rasporedu.