Wer Zahlungserinnerungen von Hand verschickt, finanziert seine Kunden zinslos

Irgendwo in Ihrer Buchhaltung liegt gerade eine Liste überfälliger Rechnungen. Jemand wird sie durchgehen, vielleicht morgen, vielleicht am Freitag, wenn Zeit ist. Bis dahin finanziert Ihr Unternehmen einen Kunden, der Ihnen Geld schuldet, völlig kostenlos.

Das ist keine Übertreibung. Jeder Tag Verzug sind Kapitalkosten für Geld, das Sie anderweitig einsetzen könnten: für Gehälter, Lagerbestand oder Wachstum. Kleine und mittlere Unternehmen in Slowenien und in Mittel- und Osteuropa übersehen diese Kosten regelmäßig, weil sie sich in der Liquidität verstecken und nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung.

Manuelles Mahnen ist nicht kostenlos, nur ein unsichtbarer Kostenfaktor

Der manuelle Ablauf sieht meist so aus: Einmal pro Woche öffnet jemand Odoo oder Excel, filtert die überfälligen Rechnungen, kopiert die Kundennamen und schreibt E-Mails aus dem Gedächtnis, je nachdem, wer ein „schwieriger“ Zahler ist und wer nicht. Das sind ein bis zwei Stunden pro Woche einer Person, die etwas anderes tun könnte. Und weil der Ablauf manuell ist, läuft er ungleichmäßig: Manche Rechnungen werden am ersten Tag des Verzugs angemahnt, andere erst nach drei Wochen.

Der AIVIO-Workflow Payment Reminder (WF01) übernimmt diese Aufgabe vollständig. Er prüft jeden Tag den Stand der Rechnungen in Ihrem System, verschickt gestaffelte Erinnerungen im Ton Ihrer Marke und stoppt, sobald der Kunde zahlt. Ohne Ausnahmen, ohne vergessene Fälle, ohne eine Woche Verzögerung, weil jemand im Urlaub war.

"Die erste Erinnerung geht am Fälligkeitstag um 9:00 Uhr automatisch hinaus, danach nach 3, 7, 14 und 21 Tagen. Jede ist höflich, nummeriert und stoppt, sobald die Rechnung bezahlt ist."

— AIVIO · Workflow WF01

Was sich nach 48 Stunden tatsächlich ändert

• Bei Kunden, die Payment Reminder einführen, verkürzt sich die durchschnittliche Zahlungsdauer (DSO) um 6 bis 8 Tage.
• Ein Kunde, ein Transportunternehmen, hat mit diesem Workflow eine manuelle Prüfung abgeschafft, die zuvor 3 Stunden pro Woche gedauert hatte.
• Die Erinnerungen berücksichtigen die Zahlungshistorie des Kunden: ein freundlicher Ton für gute Zahler, ein bestimmterer für wiederholte Spätzahler.

Der Workflow ist Teil des Starter-Pakets, Sie brauchen also kein teureres Upgrade, um ihn auszuprobieren. Er läuft auf EU-Servern in Deutschland, im Einklang mit der DSGVO und ZVOP-2, und verbindet sich direkt mit Ihrem bestehenden System (Odoo, Excel oder einer anderen Buchhaltungssoftware), ohne Datenmigration.

Was das in Ihrem Unternehmen wert ist

Nehmen Sie den durchschnittlichen Wert einer überfälligen Rechnung, multiplizieren Sie ihn mit der Zahl der Tage, um die Sie die Zahlungsdauer verkürzen, und mit Ihren Kapitalkosten. Bei den meisten Kunden mit 5 bis 100 Beschäftigten übersteigt der Betrag schnell den Preis des Pakets. Das ist kein Marketingversprechen, sondern Rechnung, die Sie mit Ihren eigenen Zahlen selbst nachprüfen können.

Heute betreibt AIVIO 36 solcher Workflows auf 454 Automatisierungsknoten. Payment Reminder ist oft der erste, den Kunden einführen, weil sich die Wirkung auf dem Bankkonto zeigt und nicht nur im Terminkalender.