Se inviate i solleciti di pagamento a mano, state finanziando i vostri clienti gratis

Da qualche parte nella vostra contabilità c'è in questo momento un elenco di fatture scadute. Qualcuno lo esaminerà, forse domani, forse venerdì quando avrà tempo. Fino ad allora la vostra azienda finanzia, del tutto gratis, un cliente che vi deve dei soldi.

Non è un'esagerazione. Ogni giorno di ritardo è un costo del capitale che potreste usare altrove: per stipendi, scorte o crescita. Le piccole e medie imprese in Slovenia e nell'Europa centro-orientale trascurano regolarmente questo costo, perché si nasconde nel flusso di cassa e non nel conto economico.

Sollecitare a mano non è gratis, è solo un costo invisibile

Il processo manuale di solito è questo: una volta alla settimana qualcuno apre Odoo o Excel, filtra le fatture scadute, copia i nomi dei clienti e scrive email a memoria, ricordando chi è un pagatore «difficile» e chi no. Sono una o due ore alla settimana di una persona che potrebbe fare altro. E poiché il processo è manuale, è disomogeneo: alcune fatture ricevono il sollecito il primo giorno di ritardo, altre solo dopo tre settimane.

Il workflow AIVIO Payment Reminder (WF01) si occupa interamente di questo compito. Ogni giorno controlla lo stato delle fatture nel vostro sistema, invia solleciti progressivi nel tono del vostro marchio e si ferma non appena il cliente paga. Nessuna eccezione, nessun caso dimenticato, nessuna settimana di ritardo perché qualcuno era in ferie.

"Il primo sollecito parte automaticamente alle 9:00 del giorno di scadenza, poi dopo 3, 7, 14 e 21 giorni. Ognuno è cortese, numerato e si interrompe non appena la fattura viene pagata."

— AIVIO · workflow WF01

Cosa cambia davvero dopo 48 ore

• Per i clienti che introducono Payment Reminder, i tempi medi di incasso (DSO) si accorciano in media di 6–8 giorni.
• Un cliente, un'azienda di trasporti, con questo workflow ha eliminato un controllo manuale che prima richiedeva 3 ore alla settimana.
• I solleciti tengono conto dello storico dei pagamenti del cliente: tono cordiale per i buoni pagatori, più deciso per chi è in ritardo ripetutamente.

Il workflow fa parte del piano Starter, quindi non serve un upgrade più costoso per provarlo. Gira su server UE in Germania, nel rispetto del GDPR e della ZVOP-2, e si collega direttamente al vostro sistema esistente (Odoo, Excel o un altro gestionale contabile) senza migrazione dei dati.

Quanto vale per la vostra azienda

Prendete il valore medio di una fattura scaduta, moltiplicatelo per il numero di giorni di cui accorciate i tempi di incasso e per il vostro costo del capitale. Per la maggior parte dei clienti con 5–100 dipendenti l'importo supera rapidamente il prezzo del piano. Non è una promessa di marketing, è un calcolo che potete verificare da soli con i vostri numeri.

Oggi AIVIO fa funzionare 36 workflow di questo tipo su 454 nodi di automazione. Payment Reminder è spesso il primo che i clienti introducono, perché l'effetto si vede sul conto in banca e non solo in agenda.